Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Pawła Kaczmarka prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Kancelaria Doradztwa Podatkowego Paweł Kaczmarek, w szczególności w związku z korzystaniem ze strony internetowej Kancelarii, nawiązywaniem kontaktu z Kancelarią oraz świadczeniem usług doradztwa podatkowego.

Kancelaria przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”), ustawą z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, ustawą z 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym oraz ustawą z 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

Niniejsza Polityka dotyczy danych, których administratorem jest Kancelaria. Jeżeli przetwarza ona dane w imieniu innego administratora, zasady takiego przetwarzania wynikają z właściwych przepisów oraz uzgodnień z tym administratorem.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Paweł Kaczmarek, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Kancelaria Doradztwa Podatkowego Paweł Kaczmarek, ul. Zakątek 3, 62-004 Czerwonak, NIP: 7811577056 (dalej „Kancelaria” lub „Administrator”).

W sprawach ochrony danych osobowych i wykonywania praw wynikających z RODO można napisać na adres doradca@pawel-kaczmarek.pl, zadzwonić pod numer 575 903 933 albo wysłać pismo na wskazany adres Kancelarii.

3. Jakie dane osobowe mogą być przetwarzane

Zakres danych zależy od charakteru relacji z daną osobą oraz celu przetwarzania. Kancelaria może przetwarzać:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, w tym imię i nazwisko, firmę, stanowisko, NIP, PESEL lub numer dokumentu tożsamości (jeżeli jest to niezbędne w konkretnej sprawie), adres e-mail, numer telefonu i adres korespondencyjny;
• dane dotyczące działalności gospodarczej lub zawodowej oraz treść korespondencji;
• dane przekazane w związku ze świadczeniem usług doradztwa podatkowego, w tym zawarte w dokumentach, aktach spraw, umowach, deklaracjach, fakturach i dokumentach celnych;
• dane przedstawicieli, członków organów, pełnomocników, pracowników i współpracowników klientów oraz kontrahentów;
• dane związane z korzystaniem ze strony, w szczególności adres IP, datę i godzinę połączenia, odwiedzany adres oraz informacje o przeglądarce lub systemie, jeżeli znajdują się w logach serwera.

Jeżeli formularz kontaktowy jest dostępny, zbiera imię i nazwisko lub nazwę firmy, adres e-mail, wybrany temat, treść wiadomości oraz opcjonalnie numer telefonu. Formularz nie służy do przesyłania dokumentów, danych logowania ani szczególnie wrażliwych informacji.

4. Źródła danych

Kancelaria pozyskuje dane przede wszystkim bezpośrednio od osób, których dotyczą. Dane mogą też pochodzić od klientów i osób działających w ich imieniu, kontrahentów, organów administracji publicznej, sądów, innych uczestników prowadzonych spraw oraz z publicznie dostępnych rejestrów i źródeł, jeżeli jest to potrzebne do świadczenia usług lub wykonania obowiązku prawnego.

W przypadku pozyskania danych z innego źródła Kancelaria realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO, chyba że zachodzi przewidziany prawem wyjątek, w szczególności związany z tajemnicą zawodową.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Kontakt z Kancelarią

Dane przekazane e-mailem, telefonicznie, przez formularz lub w inny sposób są przetwarzane w celu odpowiedzi na zapytanie, prowadzenia korespondencji, przygotowania oferty i podjęcia działań przed zawarciem umowy. Podstawą jest, zależnie od sytuacji, art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy) albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Kancelarii polegający na prowadzeniu komunikacji i dokumentowaniu korespondencji).

Świadczenie usług doradztwa podatkowego

Dane klientów będących osobami fizycznymi są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Gdy jest to konieczne do wykonania obowiązku prawnego, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dokumentowanie wykonanych czynności oraz ustalanie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami mogą opierać się także na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Osoby reprezentujące klientów i kontrahentów

Dane członków organów, pełnomocników, pracowników i współpracowników klientów lub kontrahentów są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem Kancelarii jest prawidłowe zawieranie i wykonywanie umów, kontakt z klientem lub kontrahentem oraz ustalanie osób uprawnionych do działania w jego imieniu.

Dane innych osób zawarte w dokumentacji klientów

Kancelaria może przetwarzać dane osób wymienionych w dokumentacji przekazanej przez klientów (np. pracowników, kontrahentów lub pełnomocników). Jeżeli występuje jako administrator, podstawą przetwarzania jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes związany z wykonaniem usług) lub art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny), z uwzględnieniem dodatkowych wymogów dla danych, o których mowa w art. 9 i 10 RODO. Jeżeli Kancelaria działa w imieniu klienta będącego administratorem, zasady przetwarzania określają ustalenia z tym klientem.

Obowiązki prawne i roszczenia

Dane mogą być przetwarzane w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, jeżeli znajdują zastosowanie, oraz innych przepisów nakładających obowiązki na doradcę podatkowego lub przedsiębiorcę (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Kancelaria może też przetwarzać dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Bezpieczeństwo i funkcjonowanie strony

Dane związane z korzystaniem ze strony, w tym logi serwera i informacje o próbach użycia formularza, służą zapewnieniu działania strony, zapobieganiu nadużyciom i wykrywaniu błędów. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Kancelarii polegający na ochronie strony i korespondencji.

6. Tajemnica zawodowa doradcy podatkowego

Paweł Kaczmarek jako doradca podatkowy jest zobowiązany na podstawie art. 37 ustawy o doradztwie podatkowym do zachowania w tajemnicy faktów i informacji, z którymi zapoznał się w związku z wykonywaniem zawodu. Obowiązek ten nie jest ograniczony w czasie. Informacje objęte tajemnicą zawodową są udostępniane wyłącznie w przypadkach i zakresie wynikających z przepisów prawa. Zgodnie z art. 37 ust. 3 tej ustawy obowiązek zachowania tajemnicy obejmuje odpowiednio także osoby zatrudnione przez Kancelarię w zakresie wykonywania przez nie czynności doradztwa podatkowego.

Przy wykonywaniu praw osoby, której dane dotyczą, Kancelaria uwzględnia ograniczenia wynikające z art. 37 ust. 5–7 tej ustawy. W szczególności art. 15 ust. 1 i 3, art. 18 i art. 19 RODO stosuje się w zakresie, w jakim nie narusza to tajemnicy zawodowej. Do danych pozyskanych w związku z wykonywaniem doradztwa podatkowego nie stosuje się prawa sprzeciwu z art. 21 ust. 1 RODO, zgodnie z art. 37 ust. 6 ustawy o doradztwie podatkowym.

7. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do realizacji celu przetwarzania, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i terminów przedawnienia roszczeń. W szczególności:

• korespondencja dotycząca zapytań, które nie doprowadziły do zawarcia umowy, jest przechowywana przez czas obsługi sprawy, a następnie tylko przez okres potrzebny do wykazania przebiegu kontaktu lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, nie dłużej niż do upływu właściwego terminu ich przedawnienia;
• dane związane z umową są przechowywane przez czas jej wykonywania, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do dochodzenia bądź obrony roszczeń;
• kopie dokumentacji zawodowej wymienionej w art. 39 ust. 1 ustawy o doradztwie podatkowym są przechowywane przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym je wytworzono, a po upływie tego okresu podlegają zniszczeniu zgodnie z art. 39 ust. 2 tej ustawy;
• dokumentacja podatkowa, rachunkowa oraz, gdy ma to zastosowanie, związana z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu jest przechowywana przez okres wymagany właściwymi przepisami;
• informacje służące zapobieganiu nadużyciom formularza są przechowywane do 7 dni;
• dane sesji formularza są przechowywane zgodnie z ustawieniami serwera; plik cookie wygasa po zakończeniu sesji przeglądarki;
• logi dostępu do strony są dostępne Kancelarii w panelu hostingowym za ostatnie 7 dni. Dostawca hostingu przechowuje je przez okres wynikający z zasad świadczenia usługi, potrzeb zapewnienia bezpieczeństwa oraz obowiązujących przepisów. Kancelaria nie prowadzi odrębnego rejestru odwiedzin strony.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że obowiązek dalszego przechowywania wynika z przepisów prawa. Wiadomość wysłana przez formularz trafia do skrzynki pocztowej Kancelarii.

8. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane w zakresie niezbędnym do realizacji celów ich przetwarzania podmiotom zapewniającym hosting strony i poczty elektronicznej, usługi informatyczne i bezpieczeństwa, oprogramowanie lub usługi chmurowe, a także usługi księgowe, pocztowe i kurierskie, jeżeli Kancelaria z nich korzysta w danej sprawie. Dostawcą hostingu strony oraz usług poczty elektronicznej jest Hostinger. W związku z obsługą poczty Hostinger korzysta m.in. z usług Proofpoint, Inc., Cloudflare, Inc. oraz MailChannels Corporation. Dane mogą być przekazywane organom administracji publicznej, sądom lub innym uprawnionym podmiotom, gdy wynika to z przepisów prawa. W zależności od charakteru sprawy odbiorcami danych mogą być również banki i dostawcy usług płatniczych, właściwe organy samorządu doradców podatkowych oraz współpracujący doradcy podatkowi, prawnicy i inni specjaliści – w zakresie, w jakim przekazanie danych jest uzasadnione, zgodne z prawem i obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej.

Kancelaria powierza przetwarzanie danych podmiotom przetwarzającym w zakresie potrzebnym do świadczenia usług, z uwzględnieniem art. 28 RODO i obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej. Status osób współpracujących przy przetwarzaniu danych (upoważniona osoba, podmiot przetwarzający albo odrębny administrator) zależy od rzeczywistego charakteru współpracy i celów przetwarzania.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Kancelaria korzysta z usług Hostinger w zakresie hostingu strony internetowej i poczty elektronicznej. Dostęp do danych może następować spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Przekazywanie danych poza UE/EOG odbywa się przede wszystkim na podstawie decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony danych lub standardowych klauzul umownych UE (SCCs).

W odniesieniu do usług poczty elektronicznej Hostinger: Wiadomości e-mail obsługiwane przez Hostinger oraz ich kopie zapasowe są przechowywane na serwerach znajdujących się na terenie UE. W przypadku usługi poczty elektronicznej, wykorzystywane są centra danych we Francji i Niemczech (zarówno do bieżącej obsługi usługi, jak i do przechowywania kopii zapasowych). Więcej informacji można znaleźć tutaj: https://www.hostinger.com/support/1583267-where-are-hostinger-servers-located/

W odniesieniu do podwykonawców związanych z usługą poczty elektronicznej informujemy, że:

• Proofpoint, Inc. (USA) jest wykorzystywany do świadczenia usług bezpieczeństwa i ochrony poczty elektronicznej.
• Cloudflare, Inc. (USA) jest wykorzystywany w celu zwiększenia wydajności, dostępności i bezpieczeństwa usług poczty elektronicznej, działając jako warstwa pośrednicząca pomiędzy użytkownikami a serwerami.
• MailChannels Corporation (Kanada) jest wykorzystywany do świadczenia usług dostarczania poczty elektronicznej, w tym obsługi poczty wychodzącej, skanowania wiadomości i zapobiegania spamowi.

Proofpoint i Cloudflare mogą przetwarzać dane osobowe poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych. Obie organizacje uczestniczą w programie EU–US Data Privacy Framework (DPF) i znajdują się na liście DPF. W związku z tym przekazywanie danych osobowych do tych organizacji jest objęte decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych.

MailChannels Corporation ma siedzibę w Kanadzie, która korzysta z decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w odniesieniu do mających zastosowanie przypadków przekazywania danych osobowych.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

• dostępu do danych osobowych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania lub usunięcia danych oraz ograniczenia ich przetwarzania;
• przenoszenia danych, gdy spełnione są przesłanki z art. 20 RODO;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z tajemnicy zawodowej opisanych w pkt 6;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli określone przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO);
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zakres tych praw zależy od celu i podstawy przetwarzania oraz od przepisów chroniących tajemnicę zawodową. Żądanie dotyczące danych można skierować na adres podany w pkt 2.

11. Obowiązek lub dobrowolność podania danych

Podanie danych przy zwykłym zapytaniu jest dobrowolne, lecz bez danych kontaktowych potrzebnych do odpowiedzi Kancelaria może nie być w stanie na nie odpowiedzieć. W formularzu wymagane są imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres e-mail, temat oraz krótki opis sprawy; numer telefonu jest opcjonalny.

Podanie danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy jest warunkiem świadczenia usług. Jeżeli obowiązek podania danych wynika z przepisów prawa, ich brak może uniemożliwić Kancelarii wykonanie wymaganej czynności.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Kancelaria nie podejmuje wobec osób fizycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych, o którym mowa w art. 22 RODO. Strona nie profiluje użytkowników.

13. Pliki cookies i podobne technologie

Strona nie używa plików cookies do analityki ani reklamy. Gdy formularz kontaktowy jest dostępny, strona Kontakt używa jednego niezbędnego pliku cookie. Pomaga on bezpiecznie wysłać wiadomość, ograniczać nadużycia i wyświetlić potwierdzenie po wysłaniu. Nie służy do śledzenia użytkownika.

Plik cookie jest ważny przez sesję przeglądarki. Ponieważ jest niezbędny do działania formularza, nie wymaga odrębnej zgody. Można go zablokować lub usunąć w ustawieniach przeglądarki, ale może to uniemożliwić wysłanie formularza.

Aby nie utracić wpisanej treści, formularz zapisuje ją w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage) na Twoim urządzeniu. Zapis nie jest przesyłany do Kancelarii i jest usuwany po skutecznym wysłaniu wiadomości, a zapis starszy niż 7 dni jest pomijany i usuwany przy kolejnym otwarciu strony Kontakt. Możesz go usunąć, czyszcząc dane strony w ustawieniach przeglądarki.

14. Bezpieczeństwo danych

Kancelaria stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, aby chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione oraz dostawcy, którym dostęp jest niezbędny do świadczenia usług i którzy są zobowiązani do odpowiedniej ochrony danych. Szczególnej ochronie podlegają dokumentacja klientów, korespondencja i systemy informatyczne wykorzystywane do świadczenia usług, z uwzględnieniem tajemnicy zawodowej doradcy podatkowego.

15. Linki do stron zewnętrznych

Strona zawiera odnośnik do profilu w serwisie LinkedIn. Po kliknięciu odnośnika użytkownik przechodzi do zewnętrznego serwisu, którego operator stosuje własne zasady prywatności.

16. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą przepisów, sposobu przetwarzania danych, dostawców lub funkcji strony. Aktualna wersja jest publikowana w tym miejscu.

Data ostatniej aktualizacji: 03.11.2026 r.